Politique de confidentialité

Cette politique vise à présenter nos engagements quant à la protection de vos renseignements personnels (ci-après, « Renseignements »). Elle décrit comment nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons vos Renseignements ainsi que vos droits à l’égard de ceux-ci.

1. Notre responsabilité envers vos Renseignements

Nous sommes responsables de protéger les Renseignements que nous détenons ou qui sont sous notre garde, y compris ceux que nous confions à des tiers afin de traiter votre dossier et vous offrir des services de qualité. Les tiers avec qui nous faisons affaire doivent s’engager par écrit à respecter nos règles de protection des Renseignements.

2. Renseignements personnels recueillis et raisons pour lesquels nous les recueillons

Nous ne recueillons que les Renseignements qui sont nécessaires afin de vous offrir des produits et services financiers répondant à vos besoins ainsi que pour assurer le suivi de votre dossier tout au long de notre relation d’affaires. Il peut s’agir, notamment, de Renseignements d’identification, de coordonnées de contact, de ceux nécessaires pour déterminer votre admissibilité à un contrat, de ceux requis pour bien connaître votre situation financière ou pour répondre à certaines exigences légales.

Nous ne recueillons pas de renseignements auprès de mineurs de moins de 14 ans, à moins qu’un parent ou tuteur nous autorise à le faire.

Nous recueillons également des renseignements sur l’utilisation et les visites de notre site Web et votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, à des fins marketing. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi, toujours à des fins de marketing et de développement des affaires.

Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels. Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte. Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez écrire au responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent au paragraphe précédent.

3. Votre consentement à la cueillette

Nous veillons à vous informer et à obtenir votre consentement à des fins précises pour recueillir, utiliser ou communiquer vos Renseignements.

Nous obtiendrons également votre consentement avant d’utiliser vos Renseignements pour d’autres fins.

Nous demanderons généralement votre consentement écrit, mais vous pouvez également nous le donner verbalement ou par voie électronique. Il peut parfois aussi être implicite.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Nous vous informerons alors des conséquences d’un tel retrait de consentement, y compris la possibilité de ne plus être en mesure de vous offrir des services ou de traiter une demande.

Dans certaines situations prévues par la loi, nous pouvons ou devons recueillir, utiliser ou divulguer vos Renseignements sans votre consentement. Cela se produit notamment lorsqu’il est difficile ou impossible de l’obtenir pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité. Il en va de même lorsque ces renseignements sont nécessaires pour enquêter, détecter, prévenir une fraude ou pour appliquer la loi.

4. Limite de la cueillette, de l’utilisation et de la communication

Nous ne recueillons que les Renseignements nécessaires pour les raisons que nous vous avons indiquées. Vos Renseignements sont recueillis directement auprès de vous, à moins que vous n’ayez consenti à ce qu’ils soient obtenus de tiers, ou que la loi nous y autorise.

Nous n’utilisons vos Renseignements que pour les raisons pour lesquelles nous les avons recueillis.

Seules les personnes qui ont besoin de ces Renseignements pour exercer leurs fonctions ou pour exécuter le mandat que vous nous avez confié y auront accès.

Nous pouvons communiquer vos Renseignements à un tiers, par exemple à un assureur ou encore un fournisseur et/ou prestataire de service, pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions ou pour exécuter le mandat que vous nous avez confié. Les contrats que nous avons conclus avec ces tiers ou encore leurs politiques de protection des renseignements personnels requièrent qu’ils préservent la confidentialité de vos Renseignements. Nous pourrions aussi communiquer vos Renseignements à des autorités gouvernementales ou des organismes, lorsque la Loi l’exige.

5. Conservation et destruction de vos Renseignements

Vos Renseignements sont principalement hébergés au Québec, mais nos fournisseurs de services, notamment Equisoft/Centralize, Investia, peuvent exercer des activités à l’extérieur du Canada, ce qui fait en sorte que vos données pourraient possiblement être utilisées, stockées ou consultées de manière sécurisée dans d’autres pays, et être par le fait même, assujetties aux lois de ces pays.

Nous conservons vos données aussi longtemps que cela est nécessaire, notamment aux fins de la réalisation du mandat que vous nous avez donné, pour vous offrir un service financier, pour mettre à jour votre dossier ou pour respecter les délais de conservation prévus par la loi et la réglementation applicable, notamment la Loi sur la distribution des produits et services financiers et le Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres.

Lors de la destruction de vos Renseignements, nous prendrons les mesures requises pour en assurer la confidentialité et éviter qu’un tiers non autorisé ne puisse y avoir accès, ou encore nous anonymiserons vos informations personnelles, conformément à la Loi.

6. Exactitude de vos Renseignements

Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que vos Renseignements sont aussi exacts et complets que possible lorsque nous les recueillons, utilisons ou communiquons.

7. Nos mesures de sécurité

Nous protégeons vos Renseignements contre la perte, le vol et tout accès non autorisé à l’aide de mesures de sécurité correspondant à leur degré de confidentialité afin que seuls ceux qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions ou exécuter leur mandat y aient accès.

Ces mesures peuvent comprendre, notamment, des serrures aux classeurs et aux portes, des restrictions et contrôles d’accès à nos bureaux et ordinateurs, des attestations ou engagements de confidentialité, des mesures technologiques telles les antivirus, la sauvegarde informatique et l’archivage de données au moyen d’un système externe, l’utilisation d’identifiants, de mots de passe, de pare-feu et de procédures de chiffrement.

8. Ouverture face à notre politique et nos pratiques

Nous mettons à votre disposition toute information relative à notre politique et à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous transmettrons également, sur demande, copie de la présente politique.

9. Droit d’accès à vos Renseignements et correction

Vous avez un droit d’accès à vos Renseignements : sur demande écrite, nous vous communiquerons les Renseignements que nous détenons à votre sujet en format papier ou dans un format technologique généralement utilisé, et sur la façon dont nous les avons recueillis, utilisés et communiqués.

Nous vous transmettrons ces Renseignements dans un délai raisonnable suivant la réception de votre demande écrite, par le Responsable des renseignements personnels désigné ci-dessous. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour leur transcription, reproduction et transmission. Le cas échéant, nous vous en informerons au préalable.

Par ailleurs, dans certaines circonstances, nous pouvons refuser de vous transmettre certains Renseignements demandés pour des raisons légales, de sécurité, de propriété intellectuelle ou encore parce que ces Renseignements font référence à d’autres personnes. Dans un tel cas, nous vous informerons des motifs de refus et de vos recours.

Nous pouvons également vous refuser momentanément l’accès et vous demander de désigner un professionnel de la santé de votre choix afin de recevoir communication de vos Renseignements médicaux et vous les communiquer, s’il existe des raisons de croire qu’il en résulterait un préjudice grave pour votre santé.

En tout temps, vous pouvez vérifier si vos Renseignements sont exacts et complets et, au besoin, en demander la correction. Nous traiterons votre demande de correction dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès ou de correction doit être transmise au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Finexia inc.
A/s. Francis Frappier
823 B, rue Saint-Jacques
Saint-Jean-sur-Richelieu
Québec, J3B 2N2
Courriel : francis.frappier@finexia.ca

10. Plaintes et demandes d’information relatives à notre politique ou à nos pratiques

Vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels susmentionné pour toute plainte ou demande d’information relative à notre politique ou à nos pratiques.

11. Définitions

Renseignements personnels : tout renseignement concernant un individu et qui permet de l’identifier, tels les renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. Sont exclus de cette définition : le nom, le poste, l’adresse d’affaires, le numéro de téléphone d’affaires et l’adresse de courriel d’affaires. Les renseignements personnels peuvent être conservés sur différents supports : écrits, graphiques, sonores, visuels, informatisés ou autre.

Loi : la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q. c. P-39.1.

12. Entrée en vigueur et modifications

Cette politique est en vigueur depuis le 1er août 2024. Elle peut être modifiée de temps à autre, notamment lors de changements importants à la loi ou aux exigences réglementaires.